María Ruiz · Clínica Estética Madrid

María Ruiz es directora de Clínica Estética Madrid y llevaba tiempo lidiando con un problema habitual en el sector: pacientes que no se presentaban a su cita sin avisar, dejando huecos de agenda que ya no se podían recuperar ese día.

El problema

Los recordatorios se hacían de forma manual, y aun así una parte de las citas se perdía sin previo aviso, con el coste que eso supone para la ocupación diaria de la clínica. Cada mañana, recepción dedicaba una parte importante de su tiempo a llamar uno a uno a los pacientes citados ese día, y aun así algunas llamadas no se contestaban a tiempo o se olvidaban en los días de más carga. Un hueco descubierto vacío a media mañana ya no se puede llenar con otro paciente: es una cita perdida sin más.

Ese patrón se repetía semana tras semana sin que hubiera una forma sencilla de medir cuánto estaba costando realmente en ingresos, más allá de la sensación de "hoy hemos tenido varias faltas".

Cómo lo resolvió Gulia

Con la agenda inteligente y los recordatorios automáticos por WhatsApp de Gulia, cada paciente recibe un aviso antes de su cita, con opción de confirmar o reagendar directamente desde el chat, sin que el equipo de la clínica tenga que llamar uno a uno. Cuando un paciente cancela desde el propio mensaje, el hueco queda visible en la agenda al instante, en lugar de descubrirse vacío el día de la cita.

Para el equipo de recepción, el cambio fue inmediato: las primeras horas del día dejaron de dedicarse a confirmar citas por teléfono y pudieron centrarse en atender a quien ya estaba en la clínica.

El resultado

"Desde que usamos Gulia, los no-shows han bajado muchísimo. Los recordatorios automáticos nos han cambiado la rutina."

— María Ruiz, Directora de Clínica Estética Madrid