La reserva de citas online para clínicas estéticas de Gulia permite que tus pacientes pidan cita desde tu web, tu Instagram o un QR en el mostrador, sin llamar. Quien ya es paciente reserva al momento. Quien es nuevo deja una solicitud que tu recepción acepta o rechaza. En los dos casos, la cita llega a tu agenda con el móvil verificado por WhatsApp y con las reglas que pone tu clínica.
Pedir cita no puede depender del horario de recepción
Muchas clínicas reciben las peticiones de cita por mensaje de Instagram, por WhatsApp o por teléfono. Alguien de recepción lee cada mensaje, busca hueco, responde y copia la cita en la agenda. Si el mensaje llega de noche o en fin de semana, espera. Y mientras espera, esa persona puede pedir cita en otro sitio.
Abrir sin más una agenda online para tu clínica de estética tampoco es la solución. Sin filtro entran reservas falsas, personas que apartan varias citas a la vez y pacientes nuevos en huecos que tu equipo prefiere revisar antes. La reserva online de Gulia resuelve las dos cosas: tus pacientes reservan solos y tu clínica no pierde el control.
Cómo funciona la reserva de citas online en Gulia
No es un software de reserva de citas aparte. La reserva online vive en la misma herramienta que tu agenda, tus pacientes y tus cobros.
- Enlace de la clínica: tu clínica tiene su propio enlace público para pedir cita. Lo pones en la bio de Instagram, en tus redes o donde quieras compartirlo.
- Botón para la web: un botón «Pedir cita» listo para pegar en la web de tu clínica. Lleva al paciente a tu página de reserva.
- QR descargable: para el mostrador, tus tarjetas o tus redes.
- Sin reservas falsas: antes de reservar, la persona confirma su móvil enviando un WhatsApp y pasa un captcha.
- Reserva al momento para tus pacientes: quien ya es paciente de tu clínica reserva directamente, con un tope de citas web por móvil.
- Solicitudes para el resto: un paciente nuevo, o uno que faltó a una cita en los últimos 6 meses, deja una solicitud. Su hueco queda apartado hasta que recepción decide.
- Confirmaciones por WhatsApp: el paciente recibe las confirmaciones en su WhatsApp.
- Señal opcional: si quieres, pides una señal al reservar, con cobro online por Stripe.
Paso a paso: así pide cita online tu paciente
- Entra en tu página de reserva desde tu web, tu Instagram o el QR del mostrador.
- Si tu clínica tiene varias sedes, responde a «¿Dónde quieres la cita?».
- Elige el tratamiento entre los que publicas en la web.
- Escoge día y hora entre los huecos libres, hasta 60 días vista.
- Confirma su móvil enviando un WhatsApp y pasa el captcha.
- Si ya es paciente, la cita queda reservada. Si es nuevo, su petición queda como solicitud hasta que recepción la acepta.
- Recibe la confirmación por WhatsApp.
Qué controla tu clínica
La reserva online sigue tus reglas, no al revés.
- Qué tratamientos se reservan: en «Tratamientos en la web» eliges cuáles salen en tu página de reserva. El resto se sigue citando desde recepción.
- Quién y dónde: decides qué profesionales atienden las reservas web y dónde se puede reservar.
- Cuántas citas por persona: el tope de citas web por móvil va de 1 a 5. Por defecto, 2.
- Con cuánta antelación: se reserva hasta 60 días vista, y los festivos no se ofrecen.
Solicitudes web: pacientes nuevos y pacientes que faltaron
Un paciente nuevo, o uno que faltó a una cita en los últimos 6 meses, no reserva directamente: deja una solicitud. Su hueco queda apartado en la agenda como «Pendiente web», para que nadie lo ocupe mientras tanto.
Recepción ve las solicitudes en Agenda → «Solicitudes web» y decide si la acepta o la rechaza. Así tu equipo sabe quién viene antes de darle hueco y, si ya estuvo en la clínica, puede mirar su ficha de paciente. Si nadie atiende la solicitud, caduca sola.
Varias sedes, un enlace para toda la web
Si tu organización tiene varias sedes, cada clínica tiene su enlace y, además, hay un «Enlace para toda la web» de la organización. Lo pones en tu web y el paciente elige al empezar «¿Dónde quieres la cita?». La cita entra en la agenda de la sede que ha elegido.
Qué necesitas para activarla
Gerencia activa la reserva online en Configuración → «Reserva online». Hace falta tener conectado el WhatsApp de tu clínica, porque la verificación del móvil y las confirmaciones van por WhatsApp. Si aún no lo tienes, mira cómo se conecta en integraciones y qué más hace en recordatorios por WhatsApp.
Reserva online y señal: citas con compromiso
Reservar online es cómodo para el paciente, y eso también facilita reservar sin pensarlo dos veces. Si quieres asegurar las citas, pide una señal al reservar. El paciente la paga online por Stripe, y Gulia la descuenta el día de la cita o la devuelve si cancela dentro del margen que fijas. Lo tienes explicado en señal de cita y cobros online.
Las reservas online de tu clínica de medicina estética forman parte de Gulia, junto a la agenda, la ficha de paciente y los recordatorios. Consulta el precio según tus sedes o solicita una demo y te la enseñamos con tus tratamientos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo poner la reserva de citas en mi web y en Instagram?
Sí, como enlace. Tienes el enlace propio de tu clínica, un botón «Pedir cita» para pegar en tu web y un QR descargable. El botón y el enlace llevan a tu página de reserva: no se incrusta dentro de tu web.
¿Cómo evita Gulia las reservas falsas?
Antes de reservar, la persona confirma su móvil enviando un WhatsApp y pasa un captcha. Sin esos dos pasos no hay reserva.
¿Un paciente nuevo puede pedir cita online?
Sí, pero deja una solicitud en lugar de reservar al momento. Su hueco queda apartado como «Pendiente web» y recepción la acepta o la rechaza desde Agenda → «Solicitudes web». Si nadie la atiende, caduca sola.
¿Qué pasa si un paciente faltó a una cita?
Si faltó a una cita en los últimos 6 meses, no reserva al momento: deja una solicitud, igual que un paciente nuevo, y recepción decide si la acepta.
¿Cuántas citas puede reservar online un mismo paciente?
Las que fije tu clínica: el tope de citas web por móvil va de 1 a 5, y por defecto es 2.
¿Con cuánta antelación se puede pedir cita online?
Hasta 60 días vista. Los festivos no se ofrecen.
¿Puedo elegir qué tratamientos se reservan online?
Sí. En «Tratamientos en la web» eliges los que salen en tu página de reserva. También decides quién atiende las reservas web y dónde se puede reservar.
¿Funciona si mi clínica tiene varias sedes?
Sí. El paciente elige «¿Dónde quieres la cita?» y, además del enlace de cada clínica, tienes un «Enlace para toda la web» de la organización.
¿Qué necesito para activar la reserva online?
Tener conectado el WhatsApp de tu clínica, porque la verificación del móvil y las confirmaciones van por WhatsApp. Gerencia la activa en Configuración → «Reserva online».