Con Gulia puedes cobrar una señal al reservar cita en tu clínica estética. Conectas tu propia cuenta de Stripe, fijas el importe por categoría de tratamiento y Gulia envía el enlace de pago al paciente por WhatsApp. Después se ocupa de lo que hoy es trabajo de recepción: devolver la señal, descontarla el día de la cita o facturarla si el paciente no viene.
Por qué una señal ayuda a evitar no-shows
Un hueco reservado al que nadie viene no se recupera ese día. Los recordatorios por WhatsApp avisan al paciente, pero no le piden compromiso. El pago por adelantado de una parte de la cita, sí: quien ha pagado una señal tiene un motivo más para venir o para avisar con tiempo.
Cobrarla a mano, en cambio, da trabajo. Pedir un Bizum por mensaje, comprobar que ha llegado, apuntarlo, decidir qué hacer si el paciente cancela, descontarlo el día de la cita y que cuadre con la factura. Cada paso es un descuadre posible.
Cómo hace Gulia los cobros online de tu clínica
Es Stripe para clínicas, unido a tu agenda y a tu facturación: no es una herramienta más que revisar aparte.
- Tu propia cuenta de Stripe: la conectas desde Gulia, en Integración → Pagos → «Conectar con Stripe». El dinero va directo a la cuenta de tu clínica y tienes tu panel de Stripe completo.
- Sin comisión de Gulia: Gulia no cobra comisión por los cobros. Stripe cobra la suya a tu clínica, según sus tarifas.
- Tarjeta o Bizum: el paciente paga en una página de pago segura de Stripe. Bizum está disponible si Stripe lo activa en la cuenta de tu clínica.
- Importe por categoría: fijas un importe por categoría de tratamiento, con excepciones por tratamiento, de 1 a 5.000 €. Si la cita tiene varios tratamientos, se pide el importe más alto.
- Tus plazos: configuras el plazo para pagar, el margen para cancelar y el recordatorio.
- Enlace de pago por WhatsApp: si no se puede enviar por WhatsApp, sale por correo.
- Sin pago, sin cita: si el paciente no paga a tiempo, la cita se cancela sola y el hueco queda libre en tu agenda.
Cuándo se pide la señal
La señal se pide al guardar la cita («Pedir señal al guardar las citas») en tres casos:
- las citas nuevas que se crean en la agenda;
- las reservas web directas de tu reserva online;
- las solicitudes web que tu clínica acepta.
Las citas cubiertas por un bono no piden señal.
Paso a paso para el paciente
- Reserva su cita: en recepción, por teléfono o desde tu reserva online.
- Recibe por WhatsApp el enlace de pago.
- Antes de pagar, ve el importe y el plazo.
- Paga con tarjeta o Bizum en la página segura de Stripe.
- Si cancela dentro del margen, se le devuelve la señal.
- El día de la cita, la señal se descuenta de lo que paga.
Qué pasa con la señal en cada caso
- El paciente viene a su cita: la señal se descuenta en el cobro como «Señal pagada online» y aparece en la factura como reserva abonada. Si la factura del día es menor que la señal, la diferencia se devuelve sola.
- Cancela tu clínica: la señal se devuelve siempre, de forma automática.
- El paciente cancela dentro del margen: si la cancelación se anota en la agenda, la devolución es automática.
- El paciente cancela tarde o no viene: tu clínica se queda la señal. Gulia emite la factura y la registra en VeriFactu.
- Casos por decidir: cuando el paciente cancela él mismo desde su enlace, la señal queda «Por decidir» y gerencia elige si la devuelve o la retiene.
Qué controla tu clínica: el panel «Cobros online»
Todo lo que pasa con las señales está en el panel «Cobros online»: lo que está por decidir, las devoluciones y las reclamaciones. Gerencia puede permitir que recepción apruebe devoluciones, o reservarse esa decisión.
Si emites una factura rectificativa sobre un cobro con señal, Gulia propone la devolución por Stripe y tú la apruebas. Las remesas de Stripe se concilian en Banco como «Remesa de Stripe», y las comisiones se ven en el panel.
Stripe y VeriFactu: quién emite la factura
Stripe cobra; la factura la emite Gulia. Cobrar la señal no genera factura por sí solo. La factura sale en dos momentos:
- cuando tu clínica retiene la señal, por ejemplo porque el paciente canceló tarde o no vino;
- el día de la cita, con la señal como reserva abonada.
Las dos salen de tu facturación VeriFactu, en la misma herramienta donde están la cita y la ficha del paciente. No tienes que cruzar los cobros de Stripe con otro programa de facturación.
Qué necesitas para empezar
Tu propia cuenta de Stripe, conectada desde Gulia, y el WhatsApp de tu clínica para enviar los enlaces de pago. Si un enlace no se puede enviar por WhatsApp, sale por correo. La integración ya está activa: tu clínica la enciende cuando quiere.
¿Quieres ver cómo queda la señal con tus tratamientos? Consulta el precio según tus sedes o solicita una demo.
Preguntas frecuentes
¿Se puede cobrar por adelantado una cita en una clínica estética?
Con Gulia, sí: pides una señal al guardar la cita y el paciente la paga en una página de pago segura de Stripe. Tu clínica fija y comunica sus condiciones, y el paciente ve el importe y el plazo antes de pagar.
¿Qué pasa si el paciente no paga la señal?
Si no la paga dentro del plazo que fija tu clínica, la cita se cancela sola y el hueco queda libre en la agenda.
Si el paciente cancela, ¿se le devuelve la señal?
Si la cancelación se anota en la agenda dentro del margen que fija tu clínica, la señal se devuelve sola. Si el paciente cancela él mismo desde su enlace, queda «Por decidir» y gerencia elige si la devuelve o la retiene. Si cancela tarde, tu clínica se queda la señal.
¿Qué pasa con la señal si el paciente no se presenta?
Tu clínica se queda la señal. Gulia emite la factura y la registra en VeriFactu.
¿Cómo aplico mi política de cancelación de citas?
En Gulia tu política se traduce en tus plazos: para pagar, margen para cancelar y recordatorio. Tu clínica fija y comunica sus condiciones, y el paciente ve el importe y el plazo antes de pagar.
¿Cuánto cobra Stripe? ¿Gulia se lleva comisión?
Gulia no cobra comisión por los cobros. Stripe cobra su comisión a tu clínica según sus tarifas, que puedes consultar en su web.
¿Es seguro pagar con Stripe?
El paciente paga en una página de pago segura de Stripe. El dinero va directo a la cuenta de Stripe de tu clínica.
¿Stripe emite la factura?
No. Cobrar la señal no genera factura por sí solo. La factura la emite Gulia cuando tu clínica retiene la señal o el día de la cita, con la señal como reserva abonada.
¿El paciente puede pagar la señal con Bizum?
Sí, si Stripe tiene Bizum activado en la cuenta de tu clínica. Si no, paga con tarjeta.